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¿Qué es la política de tratamiento de datos?
Dando cumplimiento a las normas que hacen referencia a la protección de datos personales, al momento de diligenciar nuestros formularios el titular otorga su consentimiento previo y expreso a Administraciones Inmobiliarias PH SAS para el tratamiento de sus datos personales.
La descripción del tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo se encuentran en el siguiente documento.
Política de tratamiento de datos
Política de tratamiento de datos
ADMINISTRACIONES INMOBILIARIAS PH SAS
Con la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, vigente a partir del 1 de mayo de 2017, Administraciones Inmobiliarias PH SAS da cumplimiento a la Constitución Política de Colombia, a la Ley 581 de 2012, a los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, a la circular número 2 de la Superintendencia de Industria y Comercio y en general a las normas que hacen referencia a la Protección de Datos Personales.
El usuario acepta la presente política de privacidad y tratamiento de la información facultando a ADMINISTRACIONES INMOBILIARIAS PH SAS para el tratamiento de datos personales (recolección, almacenamiento, actualización, uso y rectificación de datos), mediante su consentimiento explícito o mediante su consentimiento inequívoco, es decir, cuando el usuario accede a esta política y no manifiesta su deseo de revocar los datos.
1. Definiciones
a. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
b. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
c. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
d. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
e. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. En el caso de las imágenes operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en tiempo real o posterior, entre otras.
f. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
g. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
h. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
i. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
j. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita, generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se le pretende dar a los datos personales.
2. Responsable del tratamiento de la información
Es responsable de la bases de datos y el tratamiento de los datos la organización ADMINISTRACIONES INMOBILIARIAS PH SAS, sociedad identificada con el NIT 900.260.458-9, organización con objeto social la administración de bienes inmuebles, avalúos de bienes raíces, compra - venta de bienes inmuebles y la adquisición de bienes muebles o inmuebles a título oneroso para su venta, administración o arrendamiento; con domicilio en la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia, República de Colombia, en la dirección Carrera 35 5G 119 Edificio San Ángel, Medellín, teléfono de contacto 560 33 40 y correo electrónico gerenciaph@admonph.com
3. Encargado del tratamiento de la información
ADMINISTRACIONES INMOBILIARIAS PH SAS es el responsable del tratamiento de la información, y para ciertas actividades, acude a terceros como empresas de seguridad privada, proveedores expertos en manejo de los Sistemas de Videovigilancia, entre otros, sin ser esta lista taxativa.
4. Información personal sujeta a Tratamiento por parte del Responsable
La base de datos de Administraciones Inmobiliarias PH SAS contiene información de:
a. Empleados: Son las personas naturales contratadas directamente por Administraciones Inmobiliarias PH SAS para desarrollar su objeto social; también se incluyen las personas naturales contratadas directamente por los clientes y/o copropiedades. Con estas personas existe una relación laboral, en el primer caso entre el empleado y Administraciones Inmobiliarias PH SAS, en el segundo caso entre el empleado y el cliente, en cuyo caso Administraciones Inmobiliarias PH SAS es el representante legal del empleador..
b. Prestadores de servicio: Son las personas naturales y/o jurídicas vinculadas mediante un contrato civil, destinadas para el cumplimiento de Objeto social de Administraciones Inmobiliarias PH SAS, y previamente pactado entre la copropiedad administrada por Administraciones Inmobiliarias PH SAS y el contratista. Se incluyen los empleados directos del Contratista..
c. Trabajadores en misión: Son las personas naturales con vínculo laboral con los contratistas permanentes que tienen contrato con los clientes y/o las copropiedades a los cuales Administraciones Inmobiliarias PH SAS presta sus servicios, de acuerdo a su objeto social.
d. Clientes: Son las personas naturales y/o jurídicas a las cuales Administraciones Inmobiliarias PH SAS presta sus servicios, de acuerdo a su objeto social.
e. Copropietarios y residentes: Son las personas naturales y/o jurídicas que residen, se domicilian o son propietarios de las unidades privadas de las copropiedades donde Administraciones Inmobiliarias PH SAS desarrolla su objeto social.
f. Visitantes: Son las personas naturales que ingresan a las copropiedades donde Administraciones Inmobiliarias PH SAS desarrolla su objeto social.
5. Finalidades
Los datos personales almacenados en la Base de Datos de Administraciones Inmobiliarias PH son para:
a. Desarrollar el objeto social de las copropiedades administradas, según el artículo 32 de la Ley 675 de 2001: “administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal”.
b. Cumplir las funciones descritas en el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, mediante la cual se le otorgan al administrador facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo para la administración de la copropiedad; algunas de las funciones son:
● Numeral 1: “Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros”.
● Numeral 2: “Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto”.
● Numeral 5: “Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”.
● Numeral 7: “Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal”.
● Numeral 8: “Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna”.
● Numeral 10: “Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija”.
● Numeral 11: Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.
● Numeral 12: “Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas”.
● Numeral 13: “Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular”.
● Numeral 14: “Las demás funciones previstas en la presente ley, en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios”.
● PARÁGRAFO: “Cuando el administrador sea persona jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o conjunto”
c. Realizar monitoreo con fines de vigilancia en las copropiedades administradas, a través de Sistemas de Videovigilancia por medio de cámaras, video-cámaras análogas o digitales, cámaras IP o mini-cámaras, circuitos cerrados de televisión (CCTV) y en general cualquier medio por el cual se realice el tratamiento de imágenes de Titulares de datos personales. En caso de captura de datos biométricos la finalidad es la identificación para el control de acceso y la seguridad en las copropiedades administradas.
d. Enviar a la Administración Municipal o a la autoridad competente, en el marco de la emergencia sanitaria por el Covid-19, el registro de visitantes a las copropiedades comerciales.
e. Gestionar la relación laboral entre empleado y empleador en todos los estados posibles, es decir, incluye desde el momento inicial del proceso de selección, la vinculación al Sistema de Seguridad Social, la gestión de novedades, la capacitación y hasta la finalización, si aplica. Cabe recordar que el empleador puede ser Administraciones Inmobiliarias PH SAS directamente y también las copropiedades administradas, de las cuales Administraciones Inmobiliarias PH SAS es su representante legal.
f. Gestionar la relación contractual con los prestadores de servicios, incluyendo aspectos financieros, técnicos, administrativos y operativos.
g. Desarrollar el objeto social de Administraciones Inmobiliarias PH SAS, para lo cual puede:
i. Compartir la información con terceros con los cuales tiene alianzas y/o relaciones contractuales y sea necesario entregarles la información para el cumplimiento del objeto contratado, la prestación adecuada del servicio, la gestión de riesgos, la atención de reclamos y la gestión comercial, conforme a la normatividad vigente, y/o
ii. Contactar al titular a través de medios telefónicos, SMS y/o correos electrónicos, y/o
Nota: Los datos personales almacenados en la Base de Datos de Administraciones Inmobiliarias PH SAS estará vigente durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitir el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.
6. Principios que rigen el Tratamiento de datos
a. Principio de transparencia: Administraciones Inmobiliarias PH SAS garantiza en el Tratamiento el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
b. Principio de necesidad y proporcionalidad: Administraciones Inmobiliarias PH SAS garantiza que los datos personales registrados en sus Bases de Datos son adecuados, pertinentes y acordes para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, descritas en el numeral 4 de este documento e informadas a los titulares.
c. Principio de acceso y circulación restringida: Administraciones Inmobiliarias PH SAS garantiza que el Tratamiento sólo se realiza por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas cuando una disposición legal así lo permita. Así mismo garantiza que los datos personales, salvo la información pública, no están disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.
d. Principio de temporalidad o caducidad: Administraciones Inmobiliarias PH SAS garantiza que conservará los datos personales registrados en sus Bases de Datos el tiempo necesario para alcanzar las finalidades del Tratamiento, descritas en el numeral 4 de este documento e informadas a los titulares.
e. Principio de libertad: Administraciones Inmobiliarias PH SAS garantiza que sólo ejerce el Tratamiento cuando el titular ha otorgado el consentimiento de manera previa, expresa e informada; así mismo que los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de ésta, por mandato legal o judicial que lo autorice.
f. Principio de seguridad: Administraciones Inmobiliarias PH SAS garantiza que la información sujeta a Tratamiento se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas que otorgan seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Así mismo el acceso a la información está restringido a empleados y proveedores, junto con los cuales Administraciones Inmobiliarias PH SAS desarrolla su objeto social. Finalmente Administraciones Inmobiliarias PH SAS informa que los datos personales son almacenados y/o procesados en servidores físicos y virtuales, propios y de terceros.
g. Principio de veracidad o calidad: Administraciones Inmobiliarias PH SAS garantiza que la información sujeta a Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
h. Principio de confidencialidad: Administraciones Inmobiliarias PH SAS garantiza que con todos sus empleados y prestadores de servicios cuentan con un acuerdo de confidencialidad firmado, por medio del cual se obligan a garantizar la reserva de la información durante la vigencia del contrato e incluso después de finalizado, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
7. Derechos de los Titulares
Los derechos de los Titulares pueden ser ejercidos directamente, también por sus causahabientes, por el apoderado o por quien sea estipulado que así lo demuestren. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas debidamente facultadas.
a. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales: El Titular tiene derecho a conocer la información que sobre ellas está recogida en las Bases de Datos de Administraciones Inmobiliarias PH SAS, incluir nuevos datos, actualizar, rectificar y excluir la información.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Administraciones Inmobiliarias PH SAS
c. Ser informado por Administraciones Inmobiliarias PH SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley sólo después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato a Administraciones Inmobiliarias PH SAS
f. Acceder en forma gratuita una vez al mes, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
8. Deberes de Administraciones Inmobiliarias PH SAS en el Tratamiento
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Actualizar la información, adoptando las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
f. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
g. Respetar en todo momento las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
h. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
i. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
j. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" e insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
k. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
m. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Descripción de procedimientos
a. Recolección y Almacenamiento: Los datos personales son suministrados por el Titular a través de correo electrónico o de manera física a Administraciones Inmobiliarias PH SAS, datos que serán incluidos y/o actualizados en la Base de Datos correspondiente.
b. Conocimiento, Actualización, Rectificación y/o Supresión del dato - Revocación de la autorización:
● Cuando el Titular desee ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir información y/o revocar la autorización, puede realizar la solicitud de manera escrita o mediante el envío de mensaje al correo electrónico gerenciaph@admonph.com; la solicitud debe contener nombre e identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección de contacto electrónica y física, y documentos que apoyen su solicitud.
● Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
● Una vez recibido el reclamo completo, Administraciones Inmobiliarias PH SAS incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
● Administraciones Inmobiliarias PH SAS atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c. Tratamiento de imágenes:
● Recolección y Almacenamiento: Mediante la operación de los sistemas de videovigilancia, los cuales recolectan las imágenes estrictamente necesarias durante el tiempo estrictamente necesario para realizar el monitoreo con fines de vigilancia.
● Acceso: Una vez verificada la calidad de Titular de quien solicita el acceso a la información, se le requerirán datos como fecha, hora, lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes de terceros. Si en la imagen aparece un (unos) tercero(s) Titular(es) de datos personales y no se tiene la autorización de los terceros para divulgar la información contenida en la cinta o grabación requerida, se garantiza la anonimización del (los) dato (s) del (los) tercero (s), tomando medidas encaminadas a tal fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho (s) tercero (s). También se le permite el acceso a las imágenes a las autoridades judiciales. Nota: Como el Tratamiento se limita a la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real, la visualización se limita solamente al personal autorizado para ello; el acceso a las imágenes grabadas está restringido.
● Supresión: El Titular de los datos personales puede solicitar la supresión de sus imágenes en la medida que no exista un deber legal o contractual que impida tal supresión. El término de retención de las imágenes es limitado y razonable, en concordancia con la finalidad del Tratamiento de los datos recolectados. Nota: Como el Tratamiento se limita a la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real, los Sistemas de Videovigilancia están configurados de manera tal que sólo están disponibles las imágenes de los últimos días porque se sobreescribe en la unidad de almacenamiento, de esta manera el Responsable garantiza la eliminación de la información de manera periódica.
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